Σύντομη Περιγραφή
Το πρόγραμμα καλύπτει ολόκληρη την διαδικασία έκδοσης των αποφάσεων του δημοτικού συμβουλίου και των επιτροπών του Δήμου σύμφωνα και με τις νέες διαδικασίες του "Καλλικράτη". Πραγματοποιείται καταχώρηση των δημοτικών συμβούλων, των συνεδριάσεων, των εισηγήσεων, και των αποφάσεων. Καταγράφονται οι παρουσίες των δημοτικών συμβούλων και οι ψηφοφορίες αναλυτικά για κάθε θέμα.
Δίνονται αναφορές για όλα τα έγγραφα που εκδίδονται από το γραφείο δημοτικού συμβουλίου. Πραγματοποιείται αυτόματη σύνταξη του αποσπάσματος πρακτικών με βάση τα στοιχεία πού καταχωρούνται.
Λειτουργίες του προγράμματος
- Εισαγωγή δημοτικών συμβούλων, δημοτικών συμβουλίων καθώς και η έναρξη - λήξη θητείας αυτών.
- Η δημιουργία της λίστας των προς συζήτηση θεμάτων.
- Η Αναλυτική κατάσταση παρουσιών και απουσιών των μελών του Δημοτικού Συμβουλίου για κάθε θέμα που συζητείται και για κάθε ψηφοφορία.
- Η αναλυτική κατάσταση των μελών του Δημοτικού Συμβουλίου που ψήφισαν υπέρ, κατά, ή δήλωσαν παρών.
- Η παρακολούθηση της αποστολής των αποφάσεων στις Περιφέρειες για έγκριση και εξακρίβωση της πορείας υλοποίησης των δημοτικών αποφάσεων.
- Η τήρηση ιστορικού κάθε θέματος από την στιγμή που εισηγείται μέχρι την λήψη της σχετικής απόφασης.
Το πρόγραμμα εκτυπώνει τις καταστάσεις πρόσκλησης προς τους δημοτικούς συμβούλους για κάθε συνεδρίαση με τα θέματα ημερήσιας διάταξης και τις διάφορες αποφάσεις του δημοτικού συμβουλίου
Διαχείριση Συνεδριάσεων
Στον πίνακα αυτό τα στοιχεία που εισάγονται είναι πληροφορίες σχετικά με την συνεδρίαση Δ.Σ. :
- Τύπος Συνεδρίασης επιλέγοντας έναν από τους προτεινόμενους τύπους συνεδρίασης
- Αποτέλεσμα: πεδίο που δηλώνει το αποτέλεσμα της συνεδρίασης (πχ διακόπηκε, αναβλήθηκε κλπ)
- Η ημερομηνία που δηλώνει πότε έγινε η συνεδρίαση.
- Αριθμός πρωτοκόλλου της συνεδρίασης.
- Ημερομηνία Πρωτοκολλήσεως
- Ημερομηνία διεξαγωγής
- Θέματα που εκκρεμούν πριν την τρέχουσα συνεδρίαση
Θέματα Δημοτικού Συμβουλίου
Στην φόρμα αυτή καταχωρούνται πληροφορίες όπως :
- Εισηγητής του θέματος.
- Αριθμός Πρωτοκόλλου.
- Ημερομηνία πρωτοκολλήσεως.
- Εισηγητικό: Αναλυτική ανάπτυξη της εισήγησης του θέματος.
Γενικά στοιχεία - Σύμβουλοι
Στην φόρμα αυτή καταχωρούνται γενικά στοιχεία τα οποία απαιτούνται για την λειτουργία του προγράμματος, όπως: Ονομασία του Δήμου, Νομός, που διανέμεται η πρόσκληση, κ.λ.π. Επιπλέον καταχωρούνται οι δημοτικοί σύμβουλοι με όλα τα σχετικά με αυτούς στοιχεία.
Καθορισμός Συμβουλίων
Καταχωρούνται τα συμβούλια έτσι όπως διαμορφώνονται με το πέρασμα του χρόνου. Κάθε συμβούλιο έχει τα εξής πεδία: Περιγραφή, Έναρξη, Λήξη.
Σε κάθε συμβούλιο καταχωρούνται οι σύμβουλοι οι οποίοι ανήκουν σ'αυτό, καθώς και η αρμοδιότητα και η σειρά εκλογής καθενός.
Παρουσίες Συνεδριάσεων
Επιλέγεται η συνεδρίαση που μας ενδιαφέρει και στην συνέχεια εμφανίζονται οι δημοτικοί σύμβουλοι και ο χρήστης μπορεί να τσεκάρει τους παρόντες.
Παρουσίες - Ψηφοφορίες
Γίνεται καταγραφή των ψηφοφοριών που γίνονται κατά την συζήτηση κάθε θέματος. Υπάρχει δυνατότητα να καταχωρούνται περισσότερες της μίας ψηφοφορίας για κάθε θέμα. Σε κάθε ψηφοφορία καταγράφονται παρουσίες και ψήφοι.
Διαχείριση Αποφάσεων
Περιέχει στοιχεία σχετικά με τις αποφάσεις που λαμβάνονται για ένα θέμα και την πορεία υλοποίησης τους. Τα στοιχεία που περιέχει είναι:
- Αρ. Απόφασης
- Συνεδρίαση
- Ημερομηνία
- Ημερομηνία διεξαγωγής
- Θέμα
- Αποτέλεσμα (Ομόφωνα, Με Πλειοψηφία).
- Έγκριση Περιφέρειας
- Αριθμός Πρωτοκόλλου
- Ημερομηνία πρωτοκολλήσεως
- Περίληψη Απόφασης
- Αποφατικό
- Επιπλέον στοιχεία που χρειάζονται στις αναφορές.
Έγγραφα
Επιλέγοντας τα "Έγγραφα" υπάρχει η δυνατότητα να εκτυπωθούν τα παρακάτω:
- Πίνακας : Έγγραφο το εκδίδεται μετά από κάθε συνεδρίαση και αναφέρει τις αποφάσεις οι οποίες λήφθηκαν.
- Διαβιβαστικό : Έγγραφο το οποίο αποστέλλεται στην Περιφέρεια μετά από την λήψη κάθε απόφασης
- Απόσπασμα Πρακτικών : Απόσπασμα από τα πρακτικά της συνεδρίασης που αναφέρει την εισήγηση του θέματος, την απόφαση, τις παρουσίες και τις ψηφοφορίες.
- Ημερήσια διάταξη - Πρόσκληση : Έγγραφο που αναφέρει τα θέματα ημερήσιας διάταξης και προσκαλεί τους δημοτικούς συμβούλους στην συνεδρίαση.
- Αποδεικτικό Επίδοσης : Έντυπο στο οποίο υπογράφουν οι Δημοτικοί Σύμβουλοι ότι παρέλαβαν την πρόσκληση για την Συνεδρίαση.
- Ευρετήριο Αποφάσεων : Έκδοση ευρετηρίου για τις αποφάσεις που έχουν ληφθεί.
- Πίνακας Παρουσιών : Πίνακας με τις παρουσίες στις συνεδριάσεις των Δημοτικών Συμβούλων ανά μήνα.
- Εκτύπωση ιστορικού θέματος.
